Ablauf und Dokumente

Wahl eines Themas - Suche einer Betreuerin oder eines Betreuers - Bildung des Fachmentorats

Der erste Schritt im Promotionsverfahren ist die Wahl eines Forschungsgebiets und der betreuenden Professorin oder des betreuenden Professors. Sie können hierzu prinzipiell aus allen an der Fakultät vorhandenen Forschungsgebieten wählen Suche. Die Möglichkeit zur Anfertigung einer externen Promotion ist ebenfalls gegeben. Details s.u.

Nach Absprache mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer wird festgelegt, ob und ggf. wie viele weitere Betreuerinnen oder Betreuer in das Fachmentorat zur wissenschaftlichen Begleitung ihrer Forschungen mit einbezogen werden. Dieses besteht aus 1-3 Betreuerinnen oder Betreuern. Das Fachmentorat berät die Doktorandin oder den Doktoranden in fachlicher Hinsicht, fördert deren oder dessen wissenschaftliche Entwicklung und wacht über den Fortschritt des Promotionsverfahrens.

Annahme als Doktorandin oder Doktorand

Ablaufplan

Der Beginn der Promotion ist die Annahme als Dokotorandin oder als Doktorand. Dazu sind folgende Unterlagen im Dekanat abzugeben bzw. zur Prüfung vorzulegen:

1. Nachweis über den Studienabschluss
   Der Promotionsausschuss führt eine stetig fortgeschriebene Liste über anerkannte Studienabschlüsse  (Prüfliste). Sollte ihr Studienabschluss in dieser Liste nicht aufgeführt sein, müssen Sie über das Dekanat einen formlosen Antrag auf Anerkennung ihres Studienabschlusses an den Promotionsausschuss stellen.
2. Kopien (unter Vorlage des Originals, wenn Studium nicht an der JMU):
   - Hochschulzugangsberechtigung (Abiturzeugnis)
   - B.Sc. und M.Sc. Studienabschluss jeweils Zeugnis und Urkunde (siehe 1.)
   - B.Sc. und M.Sc. jeweils Transcript of Records
   - ggf. alle Bescheinigungen über Staatsprüfungen
   - Studienverlaufsbescheinigung
   Sollten die Masterzertifikate noch nicht vorliegen, reichen Sie
   bitte einen vorläufigen Bestehensbescheid des Prüfungsamtes ein
   und reichen Sie die Zertifikate nach, sobald Sie Ihnen ausgehändigt
   werden.
3. Gutachtensanfrage bei einem ausländischen Studienabschluss.
   Eine Zeugnisbwertung (long form) durch die ZAB (Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen in Bonn) ist erforderlich, sofern der Studienabschluss über die ANABIN-Datenbank nicht nachgewiesen werden kann.
4. Betreuungsvereinbarung
5. Promotionsgesuch (Antrag auf Annahme als Doktorand/in)

Sind alle Unterlagen vollständig, erfolgt eine Annahme als Doktorandin oder Doktorand an der Fakultät für Chemie und Pharmazie. Sie erhalten darüber eine schriftliche Bestätigung.

Immatrikulation  

Die Rahmenpromotionsordnung der Universität schreibt vor, dass sich Promovendinnen und Promovenden für ein Promotionsstudium einschreiben müssen. Dies erfolgt im Rahmen der üblichen Einschreibefristen im Referat 2.2., Studierendenkanzlei. Ein Promotionsstudium wird wie ein "zulassungsfreier Studiengang" behandelt, d.h. sie benötigen hierfür alle notwendigen Dokumente. Überdies benötigen Sie zusätzlich die Bescheinigung des Dekanats, dass Sie an der Fakultät für Chemie und Pharmazie als Doktorandin oder als Doktorand angenommen wurden.  

Die Immatrikulationsbescheinigung ist danach im Dekanat abzugeben.

Sonderverfahren

Ausländische Bewerberinnen und Bewerber

Ablaufplan

Für die Zulassung ausländischer Bewerberinnen und Bewerber gelten besondere Regeln, um das Verfahren abwickeln zu können.

Die Unterlagen der Ausländischen Bewerberinnen und Bewerber müssen vorab im Dekanat geprüft werden. Hierzu reichen sie bitte folgende Unterlagen ein:

• Diplom-/Masterzeugnis
• Diplom-/Masterurkunde
• Bachelorzeugnis
• Bachelorurkunde
• Transcript of Records Bachelor/Master oder eine Dokumentation der erbrachten Leistungen in Form von Scheinen
• Curriculum Vitae - lückenloser Lebenslauf Liste von evtl. Veröffentlichungen, zur Ansicht für den Betreuer
• Master Thesis, zur Ansicht für den Betreuer

Bewerberinnen und Bewerber mit ausländischen Studienabschlüssen prüfen im Vorfeld, ob ihre Universität und ihr Studienabschluss auf der Homepage ANABIN der  ZAB  (Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen der Kultusministerkonferenz in Bonn) zu finden sind.  Wenn nicht, benötigen sie zwingend eine "long form" der offiziellen  Zeugnisbewertung  der ZAB bzgl. der Master-/Diplom-Äquivalenz ihres Studienabschlusses. Achtung - die Kosten trägt die Bewerberin bzw. der Bewerber! Ggf. kann ein Anerkennungszuschuss beantragt werden.

Bewerberinnen und Bewerber aus China, Vietnam und Indien, die keine ZAB Zeugnisbewertung (long form) vorlegen können, benötigen zwingend  ein APS-Zertifikat.

Bitte beachten sie folgende Webseiten mit weiteren Informationen:

• Welcome Guide der Universität
• Zulassung ausländischer Studierender: Webseite des International Office  

Externe Anfertigung der Dissertation, binationale Promotionsverfahren, vorläufige Anerkennung Studienabschluss mit Auflagen

Soll die Dissertation extern, d.h. überwiegend nicht an einem Lehrstuhl oder Institut der Fakultät für Chemie und Pharmazie bzw. in einer nicht von einem Mitglied der Fakultät für Chemie und Pharmazie geleiteten wissenschafltichen Einrichtung angefertigt werden, so muss das Fachmentorat aus drei Betreuerinnen oder Betreuern bestehen. Gleiches gilt für Verfahren mit vorläufiger Anerkennnung des Studienabschlusses unter Erfüllung von Auflagen sowie in binationalen Promotionsverfahren. Vor Aufnahme der Arbeiten muss eine schriftliche Anzeige über die Betreuungsvereinbarung erfolgen.

Während des Promotionsvorhabens soll ein stetiger Austausch durch regelmäßige Treffen der Promovendin oder des Promovenden mit dem Fachmentorat erfolgen. 

In Abstimmung zwischen Promovendin oder Promovend mit der Betreuerin oder dem Betreuer soll die Betreuungsvereinbarung dabei fortgeschrieben und an den aktuellen Fortgang des Promotionsvorhabens angepasst werden. Die fortgeführte Betreuungsvereinbarung ist im Dekanat einzureichen und wird der Promotionsakte beigefügt.

Sofern sich das Ende des Promotionsverfahrens hinauszieht, kann im Dekanat ein Antrag auf Verlängerung der Immatrikulationszeit eingereicht werden.

Bei Unterbrechung Ihres Promotionsstudiums oder bei Beurlaubung informieren Sie bitte das Dekanat indem Sie einen Antrag auf Unterbrechung/Beurlaubung einreichen.

Bei einer Promotionsdauer, die über die Gesamtlaufzeit von 6 Jahren hinausgeht, ist für Verfahren die nach dem 06.07.2022 begonnen haben, ein Antrag auf Verlängerung der Gesamtpromotionszeit im Dekanat einzureichen. Bemessungsgrundlage ist der Beginn des Promotionsverfahrens bzw. die Annahme als Doktorandin oder als Doktorand gemäß Betreuungsvereinbarung.

Verfassen der Dissertation

Sind alle Forschungsarbeiten abgeschlossen wird eine Dissertationsschrift gemäß den Vorgaben der Promotionsordnung der Fakultät für Chemie und Pharmazie verfasst:

• Gedrucktes Manuskript in einer zur Vervielfältigung geeigneten Qualität nicht größer als im Format DIN A 4, doppelseitig beschrieben
• Elektronische Version der Dissertation
• Nach Absprache mit dem Fachmentorat in deutscher, englischer oder bei Dissertationen in deutscher und englischer Sprache vorgelegt werden
• Die benutzte Literatur sowie sonstige Hilfsquellen sind vollständig anzugeben
• Wörtlich oder nahezu wörtlich dem fremden Schrifttum entnommene Stellen sind kenntlich zu machen
• Die Dissertation muss fest gebunden und mit Seitenzahlen versehen sein
• Der Umschlag kann individuell gestaltet werden.

Die Dissertationsschrift muss mindestens folgende Gliederungspunkte beinhalten:

1. Titelblatt
2. zweite Seite mit Angaben zu Prüfern bzw. Gutachtern 
3. Inhaltsverzeichnis
4. Einleitung
5. Hauptteil: monographische Darstellung der Forschungsergebnisse oder kumulative bzw. teilkumulative Form 
6. Zusammenfassung in deutscher und englischer Sprache 
7. Literaturverzeichnis
8. bei kumulativen oder teilkumulativen Dissertationen Darstellung des Eigenanteils ("Formblatt Anteile" ist in die Dissertation einzubinden) und der individuellen Beiträge aller Mitautorinnen oder Mitautoren in der vom Promotionsausschuss angegebenen Form.  

Hinweis aus der Universitätsbibliothek - bitte beachten: Bei der Verwendung von bereits publiziertem Material (z. B. Abbildungen oder Artikel im Rahmen der kumulativen Dissertation) sind in der Regel Genehmigungen seitens des Verlags einzuholen. Die erteilten Lizenzvereinbarungen oder Screenshots des Copyright Clearance Centers / Rightslinks dürfen jedoch nicht in die Exemplare für die Bibliothek (gedruckt oder elektronisch) eingebunden werden. Mit der Veröffentlichung dieser Lizenzvereinbarungen können Rechte Dritter verletzt werden.
Bei dieser Gelegenheit wird darauf hingewiesen, dass die Lizenzvereinbarungen oft Details zur Verwendung des Materials (z. B. Verlagsfassung oder Manuskriptfassung, Form und Position der Quellenangabe) enthalten.

Zulassung zur Promotionsprüfung

Die Zulassung zur Promotionsprüfung erfolgt nach Einreichen aller nötigen Dokumente im Dekanat (Ort, Datum, Originalunterschrift). Zur weiteren Bearbeitung bekommen Sie dort einen Laufzettel ausgehändigt.

• Antrag (Zulassung zur Doktorprüfung)
• 1 Exemplar Dissertation als gedrucktes Manuskript für das Dekanat (insgesamt benötigen Sie 10 Exemplare) Titelblatt
• Stellungnahme Fachmentorat zur Betreuungsvereinbarung
• bei (teil-)kumulativer Dissertation:
  - Formblatt Autorenschaft
  - Formblatt Anteile
    (dieses Formblatt ist bitte zusätzlich in die Dissertation einzubinden !)
  - Formblatt Bestätigung
• Versicherung
• Copyright Erklärung
• Curriculum Vitae (ausführlicher Lebenslauf)
• 1 Publikationsliste (fortgeschriebenes Verzeichnis unter Angabe vollständiger bibliographischer Daten)
• Original - amtliches Führungszeugnis - Verwendungszweck: Promotion
  "zur Vorlage bei einer Behörde nach § 30 Abs. 5 BZRG"
  Direktversandt vom Bundesamt für Justiz an das Dekanat!
• Meldebogen Abschlussprüfungen - Ref. 2.2 Studierendenkanzlei
  (gem. Abschluss/Fach WueStudy Studienverlauf)
• ggf. unterschriebener Kooperationsvertrag bei binationaler Promotion

Begutachtung

Die Dekanin oder der Dekan bestimmt mehrere Gutachterinnen oder Gutachter zur Begutachtung Ihrer Dissertation. Die Gutachtenanforderung erfolgt über das Dekanat.

Sind die Gutachten eingetroffen, beginnt das sog. dreiwöchige "Umlaufverfahren" bei dem die Arbeit allen Professorinnen und Professoren der Fakultät zur Ansicht zugeleitet wird. Sie werden darüber per E-mail vom Dekanat informiert.

Öffentliches Promotionskolloquium

Zur Vorbereitung des Promotionskolloqiums, welches frühestens 3 Wochen nach Umlaufstart stattfinden kann, nennen Sie dem Dekanat bitte Vorschläge für die Prüferinnen oder Prüfer (in der Regel 3 Professorinnen oder Professoren) sowie Ort und Zeit der Promotionsprüfung. Bei der Findung/Buchung eines Prüfungsraumes sind die Mitarbeiter des Dekanats gerne behilflich.

Ist das Umlaufverfahren beendet, werden Sie, Ihre Prüferinnen oder Prüfer sowie ein/e promovierte/r Beisitzer/in spätestens 7 Tage vor der Prüfung zu Ihrer Verteidigung  geladen. Das Promotionskolloquium soll zeigen, ob die Kandidatin oder der Kandidat das Arbeitsgebiet und davon berührte weitere Sachgebiete beherrscht.  Das Promotionskolloquium dauert 75 bis maximal 120 Minuten. Die Leiterin oder der Leiter des Promotionskolloquiums soll eine/r der Prüferinnen oder Prüfer sein, im Regelfall die Hauptbetreuerin oder der Hauptbetreuer. Während der ersten ca. 30 Minuten des Promotionskolloquiums soll die Kandidatin oder der Kandidat den Inhalt der Dissertation vorstellen. Anschließend werden von den Prüferinnen oder Prüfern Fragen zur Doktorarbeit und angrenzenden Fachgebieten gestellt. Die Leiterin oder der Leiter achtet darauf, dass allen Prüferinnen oder Prüfern ungefähr der gleiche Zeitraum für die Fragestellungen eingeräumt wird.

Das Promotionskolloquium ist grundsätzlich öffentlich. In begründeten Ausnahmefällen, insbesondere wenn Rechte Dritter entgegenstehen, kann die oder der Vorsitzende auf Antrag der Hauptbetreuerin oder des Hauptbetreuers den Zuhörerkreis einschränken oder die Öffentlichkeit ausschließen.

Über das Promotionskolloquium ist von der Beisitzerin oder von dem Beisitzer eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen.

Im Anschluss erhält die Kandidatin oder der Kandidat ein vorläufiges Prüfungszeugnis.

Notengebung

Nach dem Abschluss des Promotionsverfahrens wird der Kandidatin oder dem Kandidaten von der oder dem Vorsitzenden ein Prüfungszeugnis ausgehändigt. Dieses enthält die Benotung der Dissertation, die Gesamtnote des Promotionskolloquiums und die Gesamtnote der Doktorprüfung. Es berechtigt nicht zur Führung des akademischen Grades eines Doktors der Naturwissenschaften, worauf die Kandidatin oder der Kandidat ausdrücklich hinzuweisen ist.

Für die einzelnen Prüfungsleistungen (Disserationsschrift und Promotionskolloquium) werden folgende Noten vergeben: 

• 1,0 sehr gut = eine den Durchschnitt überragende Leistung;
• 1,3 sehr gut - 
• 1,7 gut + 
• 2,0 gut = eine Leistung, die in jeder Hinsicht durchschnittlichen Anforderungen entspricht; 
• 2,3 gut - 
• 2,7 befriedigend + 
• 3,0 befriedigend = eine Leistung, die abgesehen von einigen Mängeln noch den Anforderungen entspricht;
•  
• 4,0 unbefriedigend = eine an erheblichen Mängeln leidende, insgesamt nicht mehr brauchbare Leistung.

Im Falle einer ganz hervorragenden Leistung kann für die Dissertation die Note „1,0“ auch mit dem Prädikat „mit Auszeichnung“ erteilt werden.

Für die Prüfungsleistung im Promotionskolloquium wird eine Gesamtnote erstellt. Diese ergibt sich unter Berücksichtigung zweier Dezimalstellen ohne Rundung aus dem arithmetischen Mittel aller Noten der Prüferinnen oder Prüfer.

Die Gesamtnote für die Doktorprüfung wird unter Berücksichtigung von zwei Dezimalstellen ohne Rundung aus der durch drei geteilten Summe der doppelten Note der Dissertation und der Gesamtnote des Promotionskolloquiums gebildet.

Die Gesamtnote für die bestandene Doktorprüfung lautet bei einem Durchschnitt

• von 1,00 bis 1,49 sehr gut (entspricht dem lat.  magna cum laude)
• von 1,50 bis 2,49 gut (entspricht dem lat. cum laude) 
• von 2,50 bis 3,49 befriedigend (enstpricht dem lat. rite)

Errechnet sich eine Gesamtnote „1,00“ und ist die Dissertation von allen Gutachterinnen oder Gutachtern mit dem Prädikat „mit Auszeichnung“ angenommen worden, wird die Gesamtnote „1,00“ mit dem Prädikat "mit Auszeichnung" (entspricht dem lat. „summa cum laude“) erteilt. 

Veröffentlichung der Arbeit

Hat die Kandidatin oder der Kandidat die Doktorprüfung bestanden, so ist sie oder er verpflichtet, die Dissertation in ihrer endgültig angenommenen Fassung, die sich nur redaktionell von der begutachteten und im Umlauf befindlichen Arbeit unterscheiden darf, auf ihre oder seine Kosten drucken oder vervielfältigen zu lassen. Vom Zeitpunkt des Promotionskolloquiums an gerechnet sind innerhalb eines Jahres fünf Exemplare, die auf alterungsbeständigem holz- und säurefreiem Papier ausgedruckt und dauerhaft haltbar gebunden sein müssen, unentgeltlich an die Universitätsbibliothek abzuliefern.

Darüber hinaus ist bei der Universitätsbibliothek eine inhaltlich identische elektronische Version der Dissertation, deren Datenformat den Vorgaben der Universitätsbibliothek entspricht, abzugeben (OPUS)

Sollte es Gründe gegen eine sofortige Veröffentlichung geben, z.B. patentrechtliche Erwägungen, können Sie für die Dauer von bis zu einem Jahr einen Antrag auf vorläufige  Nichtveröffentlichung stellen (Jahresfrist), siehe § 15 Abs. 5 PromO. Diesen lassen Sie bitte dem Dekanat und der Universitätsbibliothek zukommen. Für einen weiteren Aufschub darüberhinaus bedarf es eines begründeten Antrags beim Promotionsausschuss, der bitte zuerst zur Genehmigung im Dekanat eingereicht wird.

Urkunde

Nach der Veröffentlichung Ihrer Arbeit geben Sie den Laufzettel wieder im Dekanat ab, wo Ihnen eine Urkunde ausgestellt wird. Ausstellungsdatum ist das Datum des Einreichens Ihrer Dissertation in der Universitätsbibliothek, was den letzten Schritt im Promotionsverfahren darstellt.

Zudem werden Sie gebeten, eine statistische Abfragebzgl. Ihres beruflichen Fortgangs auszufüllen und im Dekanat einzureichen.

Nach ca. zwei Wochen können das Prüfungszeugnis sowie die Urkunde von Ihnen persönlich oder gegen Vorlage einer Vollmacht von einer anderen Person im Dekanat abgeholt werden. Falls Ihnen das nicht möglich ist, werden sie Ihnen per Einschreiben zugeschickt. Die Abholung erfolgt persönlich oder durch eine von Ihnen bevollmöchtigte Person bei Ihrem Heimatpostamt.